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搞懂 PDCA 模型,工作效率直线提高200%

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搞懂 PDCA 模型,工作效率直线提高200%

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新的一年已经到来,你是不是还有许多在上一年遗留下来的未达成的目标?或者你曾经完成了一些目标,但与最初的目标有很大差距。如果你正在经历这样的情况,今天分享的 PDCA 循环法或许能帮助你找到问题所在。

「PDCA 循环法」作为现代职场人高效工作的工具,不仅助你理清工作思路,提高工作效率;而且帮助你完善工作生活中的细节,在其中不断迭代升级。


什么是 PDCA 循环

PDCA 循环法最早是由美国质量管理统计之父沃特·阿曼德·休哈特(Walter A.Shewhart)提出的 PDS(Plan-Do-See)演化而来,后来由美国质量管理专家爱德华兹.戴明改进成为 PDCA 模式,所以又称戴明环,它是全面质量管理的思想基础和方法依据。

PDCA 是个持续改进模型,它包括持续改进与不断学习的四个循环反复的阶段:即计划(Plan)—执行(Do)—检查(Check)—调整(Act)。

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PDCA 的特点

周而复始

PDCA 循环是周而复始地进行的,一个循环结束了,解决了一部分问题,可能还有问题没有解决,或者出现新的问题,再进行下一个PDCA循环,以此类推。

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大环套小环

如果把整个企业的工作作为一个大的 PDCA 循环,那么各个小的部分,小组还有各自的 PDCA 循环。大环带动小环,一级带动一级,有机构成一个运行的体系。

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阶梯式上升

PDCA 这四个阶段环环相扣,并不是运行一次就结束,而是周而复始的运行,一个循环完了,解决了一些问题,未解决的问题进行下一个循环,这样阶梯式上升,不断优化。

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如何从 0 开始搭建 PDCA

了解完 PDCA 循环的原理后,大概知道搭建 PDCA 循环的流程并不复杂,总的来说可以概括为四个阶段👇

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以某健身 APP 第一次策划用户拉新活动为例,大家一起用 Xmind 来搭建一个活动的 PDCA 循环。

第一阶段:制定详细的活动计划与方案

本阶段主要是在进行方案形成之前明确活动目标、形成活动雏形、活动所需资源的概况等,尽可能把影响活动决策的问题放在这个环节想清楚,再开始后续的细化执行,避免推翻重来,浪费工作量。

首先,我们需要确定活动所要达到的目标。根据定义,「目标」应该是重要的、具体的、具有行动导向并且鼓舞人心的。它能够有效防止思维和执行过程中出现模糊不清的情况。因此,目标必须制定得尽可能清晰。

制定的活动目标时可以参考 SMART 法则,例如本次的活动目的是「用户拉新」,根据** SMART 法则**,活动目标设定为:12月31日—1月10日,通过在社媒平台推广福利活动,吸引 10000 名想要健身的新用户下载健身 APP。

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「5W2H法」又叫七问分析法,是二战中美国陆军兵器修理部首创。它是一种最基本的思考问题和解决问题的方法,有助于决策和执行性的活动措施,可以使我们更快更准确的抓住问题的本质与找出解决问题的方法。

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第二阶段:活动执行阶段

通过基本的活动策划方案后,活动策划人员需要开始细化活动需求,跟进每个环节的落地。这个阶段会涉及多个流程和参与人员,可以借助活动执行 SOP 来做好任务拆分,把握各个环节。以下是一张详细的活动 SOP 表格,清晰地规划了活动事项、人员分配和事项完成的时间安排表。

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第三阶段:活动效果监控阶段

在活动进行的过程中,需要及时地进行活动效果监控。活动效果监控的作用其实主要还是风险防范,发现问题及时处理,以免出现重大问题或风险。另外,活动过程中可能出现不稳定因素,实时监控能使我们及时调整活动内容。下图是活动效果监测的具体环节以及出现问题的应对措施。

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第四阶段:活动复盘阶段

活动执行结束后应及时对活动的效果进行复盘。根据 GRAI 复盘法,复盘分为四个步骤:回顾你的目标是什么——你的效果达成了多少——分析原因——总结经验教训。在总结数据时,可以多关注各渠道的转化率,每个步骤的转化率。用 Xmind 复盘活动亮点与不足时,可以多想想如何优化提升,沉淀方法论和经验。

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PDCA 循环法的应用

PDCA模型的应用非常广泛,它几乎可以应对生活工作中的大部分场景。比如👇

用于企业:PDCA 循环用于完善企业的各种管理问题,大到企业的战略管理,小到企业的项目管理。

用于个人:PDCA 循环用于自我管理与完善,比如制定目标与计划、个人复盘、个人月度年度计划、个人习惯养成等。

接下来,举一些实际应用的例子:

01 企业管理

PDCA 模型可以用于企业管理,通过不断重复这个循环,企业可以不断提高管理效率与质量。例如,在项目管理中,发现项目过程中有哪些流程是不合理的,这个时候可以在改进阶段对项目的某个流程进行优化,不断完善项目。

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或者,在培训员工体系中,发现员工对培训环节有不满意的反馈,这个时候可以在改进阶段对培训环节进行优化,完善员工培训体系。

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02 复盘

复盘是对过去做过的事情客观与主观上的总结,更是启发我们未来的路怎么走的指示牌。PDCA 模型可以用于复盘,因为它提供了一种系统的方法来评估过去的行为,以改进未来的表现。在这个过程中,你可以从第三方的视角来审视自己,从中找出自己能够成长的空间和可能性。

举个🌰,当你想要进行周/月复盘的时候,可以根据 PDCA 模型,从“制定计划—执行情况—存在问题—改进方案”的链路入手,复盘自己过去一周/一月的事项具体情况,总结自己的成长点与不足,不断地进行自我反思与成长。

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03 个人目标达成

PDCA 是一种管理循环过程,可以用于个人目标达成。你可以用它来制定、实施、评估和改进个人目标,帮助你更有效地达成目标。

举个🌰,你最近的目标是减肥10斤,你可以试着用 PDCA 循环来逐步实施你的减肥目标。

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罗马不是一天建成的,职场新人也可以一步步变成职场高手。PDCA 模型就是这样一个循环过程,通过不断完善与改进,助你效率翻倍。一起来享受高效工作带来的流畅体验,打工人加油!

参考资料

笔记侠|PDCA 四步法,帮你轻松搞定任何事

PM 圈子|一图详解项目管理必备工具 PDCA 循环

冈村拓朗|PDCA 循环工作法

富田和成|高效 PDCA 工作术

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Jodie
2023年2月15日