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用户分享|拒绝内耗,法务人教你如何用 Xmind 提升工作效率

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用户分享|拒绝内耗,法务人教你如何用 Xmind 提升工作效率

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法务小可爱,985 法硕毕业生,目前是一名公司法务。她每天的工作都与法律息息相关。提到法律,大家可能想到的是厚厚的法条词典以及各种晦涩难懂的专业术语。一开始她也因为这些法条感到头大。这时候,她遇见了 Xmind。制作思维导图的过程,让法律知识变得有趣起来,她也在其中逐渐构建起属于自己的法律体系。

今天,酱酱邀请法务小可爱来分享一下她在法务工作中如何使用 Xmind,让工作变得更加游刃有余。


与 Xmind 的结缘

我读小学那会试听过超级记忆法课程,老师们倡导学生用思维导图来学习记忆,当时是要求用手绘,而且画一张图还需要一定的绘画基础,望而却步,那是我第一次听到思维导图这个词汇。上大学后,有一次我在图书馆的书架上翻到一本书——东尼博赞的《思维导图》,阅读后才真正对思维导图有了一个清晰的认知。但当时我总觉得手绘太过于麻烦,故而没有正式使用。

直到去年参加工作,在朋友的安利下,我下载了 Xmind 的软件。之前尝试过其他绘制思维导图的软件,个人使用体验感不是很好,就没有坚持用下去。而 Xmind 不一样,它带给我非常舒适便捷的使用感。Xmind 不仅可以在电脑、平板、手机上多端口使用,而且每次打开就有各种模板,不用自己去构思太多,还有新手操作指引,简单快捷。此外,Xmind 还有许多视觉贴纸,不需要自己进行手绘,于是 Xmind 便开始成为自己的工作利器。

为何选择 Xmind

我的工作与法律息息相关。提到法律,大家想到的就是民法、刑法、行政法等各种各样的法律,厚厚的法条词典,晦涩难懂的专业术语。一开始我学习的时候也有这种感觉,被乌压压的法条、长篇大论的法律论文给吓到。自从用 Xmind 梳理以后,很多知识开始变得有趣了起来,非法律人士也能看懂我写的东西,这让我信心倍增。

假如这些文字都是法律规定描述,左边是 word 文档方式呈现,而右边则是用 Xmind 制作的思维导图,你更愿意看哪个呢?

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显而易见,大段落的文字很容易让我们产生视觉疲劳,抓不到重点。而采用思维导图的方式,重点内容一目了然,文章的逻辑层级和要点分明,加上一些视觉元素作辅助,可以帮助我们快速阅读文章。最重要的是能够抓住我们的眼球,让我们学进去,看进去。

如何用 Xmind 助力职场

鉴于我的法务工作主要是三大版块:诉讼案件的处理、合同审查与起草、以及做会议记录,每一项都可以用思维导图提升自己的工作效率。下面我就从三个方面,给大家分享一下自己是如何利用 Xmind 助力法务工作。

01 有逻辑性地做诉讼案件分析

每当我拿到一个案件材料的时候,一开始总感觉一头雾水,没有思绪。

这时候我会用“是什么、为什么、怎么做“的逻辑方式来进行案件处理分析,而 Xmind 作为逻辑思考的利器,便派上了用场。

是什么—用 Xmind 梳理案件事实

A 人物关系图

把案件中各方人物标注出来,原告、被告、第三人等,这些人是甲方、乙方还是非合同签订人。通过导图,将人物之间的关系展现出来,了解我们到底是哪一方,和谁是对立面,和谁是利益共同体,一目了然。

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B 时间轴

有些案件,尤其是建设工程的案件,时间跨度大,事件繁多,有时候光是证据就是好几大本资料。这时候,我会采用 Xmind 的时间轴模块对案件中的重要时间节点和重大事件进行归纳整理,让众多的案件集中在一张纸上,哪些是重要环节,对案件有重大影响的细节,都可以从这张导图里找到。

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为什么—案件产生的原因

将案件的重要事实和人物主体梳理完毕以后,我们就要对案件发生进行原因分析。面对众多复杂的资料,如何去筛选出我们所需要的东西从而进行分析呢?

这时候我想到了鱼骨图,这种结构可以将案件的各个信息进行分类以后再思考。这时候我们再根据每个重点环节去想每个因素产生的原因,从而寻到对应的法律规定,以及如果适用了该法律规定会造成何种结果。下面做个简单的示例👇

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怎么做—案件解决思路

在研究完为什么以后,别忘了案件处理的最终目的是要找到一个最优的解决方案。

我一般会采用头脑风暴的形式,这时候发散型的导图模型就派上用场了。我会把自己能想到的解决方案先罗列出来,再考虑每一种方法的优劣势,权衡利弊后选择最优方案,再向领导汇报,由领导进行决策,最终执行最佳方案。

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02 以视觉化方式总结合同审核要点

法务的基础工作以及基本功还是在于合同审核。我们平时审理合同,习惯在 word 文档中做批注,来一份审一份,时间久了可能就麻木了,成为了审核合同的机器。有时候常常怀疑自己,我每天的工作是否过于重复性了呢?如果以后有人工智能,取代了我们的工作,我们应该如何去保持自己的竞争力?

经过日常的总结与思考,我把同类型的合同审核要点给归纳进行总结。这样既可以提升效率,又能够增加个人的竞争力。这是我用 Xmind 将大类型常见的合同审核要点做的一个归纳。详见下图👇

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通过把合同的常见审核要点梳理一遍后,加上合同固有的逻辑路线和视觉元素的提示,我们对于这类型的合同就会有更深入的了解,审核起来知道哪些是重点,哪些是次要条款,应该把精力和重点放在哪些方面上,一目了然。

那么,怎么进行归纳呢?首先我们可以将合同审核的要点归纳到一个 word 文档中,再进行提炼,绘制成简单的思维导图。在明确哪些是重点后,填充细节进去。最后将重点部分加上视觉元素,分支加颜色处理。最重要的部分加上外框突出显示,一个好看又实用的导图就完成了。其他类型的合同也可以举一反三,通过自己归纳出来的合同审核要点,与人工智能不同的地方在于更加贴近公司经营模式和业务需求,是独特的 VIP 定制审核。

03 高效完成会议记录

法务的工作除了坐在电脑面前审合同,去法院开庭,也需要在谈判桌上参与商业谈判,做会议记录。关于会议纪要,大家一般会做成 word 文档,加一个会议签到。但当你需要向领导汇报会议结果的时候,汇报时间往往只有短短几分钟。如果只是将一份纯文字版的会议纪要递给领导,领导可能不会细看,从而无法快速抓住会议的重点。

此时,如果你将会议内容整理成思维导图,同时标记上重点,呈现在领导的面前。领导能直接扫描到想关注的信息,从而提问细节。而你也对这份导图内容了然于胸,从而提高沟通效率,为领导省时间,这就是你的个人工作能力的体现。

这里给大家分享一个小技巧:Xmind 里面有一个大纲模式功能。如果我们在做会议记录的时候,并没有那么多的时间去调整思维导图的样式。我们可以先选择进入大纲模式,打字记录,注意大纲模式做好分级标题整理,随后再切换回导图模式,就会呈现出思维导图的样式了。我们还可以将大纲里的内容复制粘贴,或直接将思维导图导出为 word 文档格式。这样同样的时间,却有多种不同的呈现效果,何乐而不为?

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以上就是我的工作方法了。使用 Xmind,对我的工作生活与学习都大有裨益。学习中,我会借助思维导图来制作读书笔记,这样可以时常通过思维导图去温习这本书的精华内容。生活上,使用思维导图可以更好地帮我做一些事务性的规划,有条理地处理日常琐碎。这里给大家分享我从思维导图官方书籍学到的导图分类和用法, 希望对大家有所帮助。

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法务小可爱
2023年2月15日