揭秘 | 4个让工作效率提升10倍的高效习惯

工作中,每个人都希望自己能做到高效,又快又好地完成任务。今天 XMind 酱就和大家分享下4个能有效提升工作效率的高效习惯。

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1 列出具体而清晰的计划

相比做事漫无目的,有的放矢的效率更高。在开始工作前,将所有要做的事情逐一列清单,除了方便思考优先顺序和提高效率,也为了调整出令自己自在的节奏。

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在一周开始的时候,把这周需要完成的任务提前列出,并进行优先级的排列。做完就进行归档,这样进行任务管理,不仅条理更清晰,完成任务的效率也更高。

2 拆解任务,专注而简短地工作

懂得拆解任务,能帮你达成更多成就。当我们面临难题的时候,很多时候并不缺乏大处着眼的眼光,而是不能做到从小处着手。将一个看起来很难的事情进行拆解,量化成一个一个细小可执行的任务量,才具有可执行性。

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一口气吃不成大胖子,一个大项目往往看起来非常困难,但拆解成一件一件具体的事情就比较好执行,把关每一个细节,做好每一件事情即可。在你进行任务拆解或问题拆解时,可以用 XMind: ZEN 来辅助思考,厘清思绪。

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思维导图是一种思维习惯,借助 XMind,即使面临工作上很难啃的硬骨头,也能一步步进行拆解,一点点去攻克它。很多时候我们想问题总是停留在表面,但借助这个工具,我们可以想得更深入,更全面。

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3 避免碎片化工作

大部分人每天都要处理大量繁杂的工作事务,一封临时的邮件,一次突如其来的会议,不断提示的信息,都会打断你的节奏。而这种被不断打扰的碎片化的工作方式,并不高效。

这边引进两个概念:深度工作和浮浅工作。

  • 深度工作(Deep Work):指在无干扰的状态下专注进行职业活动,使个人的认知能力达到极限。这种努力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制。

  • 浮浅工作(Shallow Work):指对认知要求不高的事务性任务,往往在受到干扰的状况下开展。此类工作通常不会为世界创造太多新价值,且容易复制。

很多时候,那些容易造成干扰的,往往是肤浅工作,比如说处理邮件,回复消息等。但大部分情况下,深度工作更能创造个人价值和产出,让你更具不可替代性。因而,降低浮浅工作在每天工作中的时间占比是提高你工作效率和核心竞争力的很大一个途径。

为了不让你的工作时间也被碎片化,有以下方法建议:

【1】养成习惯和流程,将工作模块化。在固定时间内处理微信、邮箱信息。

【2】做好一天的时间安排。将一天的时间划分出无干扰的时间块,集中精力处理棘手的难题。

【3】在日程的间隙完成无法避免的浮浅活动。

【4】控制干扰源。把手机 APP 的提醒功能关掉,比如微博,微信,淘宝,等各种社交网络。

【5】根据事项紧急程度确定是否要“秒回”信息。

【6】了解你的干扰主要来自哪里,然后克服它。

为了帮助大家避免干扰,更专注的聚焦在思路的整理上,我们推出了 ZEN 模式,隐去所有干挠元素。

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4 及时复盘,定期整理和反馈

工作总结有两个显著的功能:一个是检查自身短板,不断自我反省以提高;另一个是让领导看到你取得的成果和业绩,为升职加薪创造可能。

当你执行完一个项目,及时进行项目总结是从项目中汲取经验和教训的重要途径。如何做好项目总结?你可以从以下几个角度入手:

【1】收集项目数据,对照之前定下的项目目标,检验是否有达到目标。

【2】整体回顾项目执行过程,记录执行过程中遇到的问题,踩了哪些坑。

【3】反思做得好和不好的地方,还有哪些地方可以提高,进行经验总结。

个人的定期复盘也同样重要,因为这是检验个人成长最重要的方法。当事情一多,工作一忙起来的时候,很多人都会忘了这个非常重要的环节。 er及时进行总结和复盘,可以及时查缺补漏,取得更多成长。

以上四个习惯刚好贯穿了开展工作的各个环节。养成这四个习惯,不仅能极大地提升工作效率,也能从工作中获得更多养料,不断增强自身的核心竞争力。

最后一张图总结全文。

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XMind: ZEN 新版本即将和大家见面啦!